Organiser un événement scientifique : Journée d’Études ou Colloque

Voici un résumé des étapes essentielles de cette activité parfois chronophage, mais qui se veut collective et donne à chacun l’occasion de contribuer à la vie de la recherche.

I. Rédiger l’appel à communication

Cette première étape demande du temps, des réunions entre les organisateurs afin de se mettre d’accord sur les notions et les différents axes de réflexion de la Journée d’Études ou du colloque.
L’appel doit contenir un titre, une présentation de la notion, des références critiques, plusieurs axes de réflexion, les modalités d’envoi (par exemple : titre de l’intervention, puis présentation du sujet de la communication en 400 mots maximum, et une bio-bibliographie), une date butoire pour les envois de proposition de communication, ainsi qu’une bibliographie.

Cette étape implique aussi la mise au point d’un échéancier : cela représente au minimum le choix d’une date pour l’événement en question (celle-ci sera également mentionnée dans la version finale de l’appel), d’une date butoire pour les envois de propositions, et d’une prochaine réunion pour discuter des contributions reçues.

Une adresse mail peut être créée spécialement pour l’événement.

Voici un exemple d’appel à communication : https://lgcdoc.hypotheses.org/activites/recherche/journee-detude-sur-linfluence/appel-a-communication

Une fois la date butoir de l’appel passée, il est nécessaire de se réunir à nouveau afin de sélectionner les propositions de communications, de rédiger les réponses à celles-ci, et de préparer le programme. Si un intervenant se déplace depuis l’étranger, quelques démarches supplémentaires (afin d’assurer le remboursement de son logement, par exemple) sont à prévoir. Aussi, dans les réponses aux propositions de communication, il est bon de demander la confirmation de la participation de l’intervenant.

C’est aussi le moment d’envisager la modération des différentes sessions et de solliciter les professeurs pressentis. Il faut aussi penser à leur envoyer, après avoir obtenu leur accord, la bio-bibliographie des intervenants. Autre possibilité : les organisateurs eux-mêmes peuvent choisir de modérer.

II. Réserver une salle

Elle se trouve généralement dans l’Université dans laquelle s’organise le colloque/la Journée d’Études.
Les modalités de réservation sont généralement indiquées sur le site de l’Université. Il y a parfois un formulaire à remplir, ou le mail d’une personne auprès de laquelle il faut formuler la demande. Il faut mentionner, en plus de la salle, la date et les horaires, le motif de la réservation et le nombre de personnes attendues.

Il est préférable de s’y prendre assez rapidement, c’est-à-dire plusieurs mois avant l’événement.

III. Diffuser l’appel à communication

Sur des sites comme Fabula ou Calenda, mais aussi au sein de l’UFR, sans oublier d’en parler autour de soi.

IV. Elaborer un dossier pour le financement de l’événement

C’est le moment de prévoir tous les frais de la journée. Il faut prendre en compte l’accueil avec café, le déjeuner, la collation pour l’après-midi. Il est toujours possible de se tourner vers le CROUS de l’université pour cela. Il faut aussi tenir compte des frais de représentation (bouteilles d’eau et gobelets principalement) ainsi que les frais de reprographie pour l’impression de l’affiche et des programmes.

V. Concevoir l’affiche et le programme

Pour cela, il est possible de se renseigner auprès du/de la graphiste de l’université ou de l’UFR, qui propose un service gratuit. Il faut s’y prendre au moins deux mois à l’avance, idéalement trois.

Une fois l’affiche et le programme conçus en version numérisée, il faut les faire parvenir au service de reprographie pour l’impression (il est préférable se renseigner par avance auprès de ce même service pour le délai d’impression et le format numérique exigés).

L’affiche doit contenir toutes les informations essentielles sur l’événement : horaires, numéro de la salle avec plan d’accès. Mais elle doit aussi comporter le titre de l’événement, une image, le nom des organisateurs et les logos de l’Université, du ou des UFR des organisateurs, et autres (si partenariat avec une association ou avec une autre université, par exemple).

Exemple d’affiche : https://lgcdoc.hypotheses.org/activites/recherche/journee-detude-sur-linfluence/affiche

Le programme doit contenir quelques mots de présentation de la journée. Il doit faire mention du discours d’introduction, des communications divisées en plusieurs sessions (avec à chaque fois le nom de la personne qui préside les sessions ainsi que celui des intervenants et le titre de leur communication), une pause le matin, une au déjeuner et une dans l’après-midi, une conclusion et un moment de discussion à la fin de la journée.

Chaque communication doit comporter : le temps de parole de l’intervenant (qui varie souvent entre vingt et trente minutes) ainsi qu’un temps consacré aux questions.

Exemple de programme : https://lgcdoc.hypotheses.org/activites/recherche/journee-detude-sur-linfluence/programme

En attendant que les affiches soient imprimées (compter environ une à deux semaines), il est possible d’assurer leur diffusion numérique, ainsi que celle des programmes, par exemple sur les sites Fabula et Calenda pour les sciences humaines et sur les sites du laboratoire et de l’Université.

Une fois les affiches et les programmes imprimés (idéalement au moins une bonne semaine avant l’événement), il ne manque plus qu’à les disposer dans des emplacements stratégiques, c’est-à-dire dans les UFR concernés, et même dans d’autres universités.