Demander une subvention
Les écoles doctorales et les centres de recherches disposent généralement d’un budget qui permet de subventionner les projets des doctorant.e.s. Dans certains cas, il est aussi possible de demander des financements à l’UFR ou au département.
Dans le cadre des écoles doctorales, il est généralement possible de demander un financement pour les recherches de terrain (consultation d’archives à l’étranger, par exemple), les participations à des événements scientifiques, l’organisation de colloques ou de journées d’études, l’impression de la thèse, l’organisation de la soutenance et la publication de la thèse. Il ne faut pas hésiter à faire ces demandes: beaucoup de doctorant.e.s n’osent pas le faire, alors que ces subventions sont parfois faciles à obtenir.
Si certaines écoles doctorales et laboratoires ont des limites précises de dépenses par doctorant.e (généralement entre 250 et 300€ par an), d’autres sont plus flexibles et disposent d’une somme globale qu’ils attribueront au cas par cas, en fonction du nombre de demandes pour chaque session. Il est important de se renseigner sur le sujet avant de faire la demande : les pratiques varient beaucoup selon les universités et il peut être nécessaire de présenter son projet auparavant au directeur ou à la directrice du centre de recherches et à l’école doctorale si le montant demandé est très élevé.
Les informations qui suivent portent sur les démarches précises pour ces demandes dans le cadre de l’école doctorale LLS à l’Université Paris Nanterre : il faut garder à l’esprit que chaque université suit des règles différentes.
- Pour faire la demande, vous devez télécharger le formulaire correspondant sur le site de l’école doctorale (https://ed-lls.parisnanterre.fr/aides-attribuees-par-l-ed-611624.kjsp?RH=1433492055230&RF=1433492154638). Vous le complétez en estimant les frais engendrés par votre déplacement ou projet. Ce formulaire devra être signé par le directeur ou la directrice du centre de recherches, qui décidera si le laboratoire vous accorde une subvention et quel en est le montant (c’est « l’attestation de participation financière »). Sans son accord, vous ne pouvez pas soumettre votre dossier à l’ED.
- Vous envoyez ensuite ce formulaire, ainsi que votre CV et les pièces justificatives nécessaires à la personne qui s’occupe de la gestion financière de l’ED et dont l’adresse mail apparaît sur les formulaires.
- Les commissions se tiennent le 15 janvier, le 15 mai et le 15 septembre. Vous pouvez faire plusieurs demandes différentes pour une même commission. Normalement, aucun financement n’est accordé a posteriori, il faut donc toujours prévoir à l’avance!
- Une fois votre demande de subvention acceptée, il faut vous adresser à la personne qui s’occupe de la gestion financière de votre centre de recherches. Vous allez d’abord devoir créer une « fiche agent » qui permettra d’être remboursé et vous allez devoir faire un ordre de mission pour votre déplacement (c’est indispensable pour vous faire rembourser et pour être assuré.e en cas d’accident de travail). Le ou la gestionnaire peut parfois se charger des réservations de train ou d’avion, mais vous êtes parfois tenu.e.s de passer par l’agence de réservations de l’université (une plateforme en ligne pour laquelle le ou la gestionnaire peut vous donner des identifiants), en particulier pour les transports. Cela vous permet de ne pas avancer de frais.
- En général, si le montant de la subvention est inférieur au montant du billet ou de l’hôtel, vous pouvez réserver sans passer par le serveur (mais il est indispensable de vérifier au préalable auprès du ou de la gestionnaire) et vous faire rembourser sur facture après votre déplacement (auquel cas, vous devez présenter votre titre de transport (billet de train ou carte d’embarquement) et/ou la facture d’hôtel). Le délai de remboursement est en ce cas plus long et peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Si votre subvention permet une prise en charge des repas ou autres frais pendant votre déplacement, pensez à demander systématiquement toutes les factures et n’oubliez pas les factures de nourriture achetée au supermarché, cafés et transports en commun.
